Sua empresa está segura e armazenando os arquivos XML?

O Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), em parceria com a Receita Federal, publicou o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que altera o prazo de guarda dos Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e). A partir de 1º de maio de 2025, todos os arquivos XML desses documentos deverão ser armazenados exclusivamente em meio digital por, no mínimo, 132 meses — ou seja, 11 anos. Antes, o prazo exigido era de 5 anos.

Quais documentos são abrangidos?

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)
• CT-e e CT-e OS (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
• MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
• BP-e (Bilhete de Passagem Eletrônico)
• NF3e (Nota Fiscal de Energia Elétrica)
• GTV-e (Guia de Transporte de Valores Eletrônica)
• DC-e (Declaração de Conteúdo Eletrônica)
• NFCom (Nota Fiscal de Serviços de Comunicação)

Como armazenar?

Cada estado poderá regulamentar os meios tecnológicos permitidos — como servidores físicos, nuvem, HDs externos ou sistemas de gestão de documentos — desde que os arquivos estejam acessíveis e íntegros durante todo o período. Também é necessário manter registros de eventos fiscais, como cancelamentos ou inutilizações.

Penalidades

O não cumprimento das novas regras pode gerar multas e sanções fiscais, especialmente se os documentos não forem apresentados em fiscalizações.

Ponto de atenção

Mesmo com a obrigação acessória de guardar os XMLs por 11 anos, o prazo legal para constituição do crédito tributário continua sendo de 5 anos, conforme o artigo 173, inciso I, do Código Tributário Nacional.

Empresas devem revisar suas rotinas de compliance fiscal e investir em soluções seguras de armazenamento digital.

Na ATC Zanardi, além do armazenamento de todos os arquivos XML dos documentos fiscais recebidos, os clientes ainda podem contar com um painel online para visualização de seus documentos fiscais em PDF ou XML. Está precisando de ajuda? Fale agora com um de nossos especialistas!