Controle de notas fiscais: a importância e como fazer

Se você um veterano no mundo dos negócios, gestor de uma scale up, microempreendedor ou está analisando oportunidades para investir na própria empresa, sabe que uma gestão financeira é a espinha dorsal que sustenta qualquer negócio nas operações de mercado.

Sem perícia nesta área, nenhuma empresa tem perspectivas de sobrevida, mesmo aquelas que começam com um grande capital social. 

Infelizmente, muitos empreendedores negligenciam esta informação e não por acaso, cerca de 80% das empresas não chegam a uma década de atividade no Brasil. 

Por isso o controle de notas fiscais é a base para qualquer empresa, além de sua emissão ser uma obrigatoriedade a negócios formalizados de qualquer porte, conforme previsto pela Lei nº 8.846 de 1994.

Ela é a ferramenta que permite a visualização de todas ass compras e vendas feitas pela empresa, dá base para a conciliação bancária e o compliance fiscal do negócio.

Quer saber qual a importância e como fazer o controle de Notas Fiscais em sua empresa? Este post é para você!  

O que são Notas Fiscais?

As Notas Fiscais devem ser emitidas em qualquer operação de mercado em que a titularidade de um produto passa da posse de um CNPJ para outra personalidade jurídica ou para uma pessoa física.

O mesmo vale para a prestação de serviços. Quando um consumidor – seja ele de qualquer ordem de formalização jurídica – ou uma pessoa física passa à condição de tomador de serviços por meio de contrato, unidade de trabalho ou vínculo empregatício, a nota fiscal deve ser emitida a partir do prestador de serviço.

 A única exceção a esta regra é quando a venda de produto ou serviço é  feita pelo Microempreendedor Individual (MEI). Para uma pessoa física. Este profissional não tem a obrigatoriedade por Lei, de emitir Notas Fiscais.

O que deve constar em uma Nota Fiscal?

A esta altura você já compreende qual o papel de uma Nota Fiscal, entretanto, para que a NF tenha reconhecimento público, é preciso que que algumas informações estejam documentadas. São elas: 

• Nome e razão social da empresa,
• CNPJ;
• Natureza da transação financeira;
• Descrição de produtos ou serviços;
• Data e a hora da operação;
• Quantidade de produtos ou unidades;
• Código de atividade da empresa;
• Dados sobre o cliente ou sobre o CNPJ, e endereço das empresas, se forem negócios do Lucro Real, entidades governamentais ou prestação de serviços a qualquer natureza de cliente.

Qual a importância do controle de notas fiscais?

Notas Fiscais são documentos controlados pela Receita Federal que  assegura a procedência de um produto ou serviço, garantindo a certificação legal do pagamento pela a transação comercial efetuada entre as partes.

A Nota Fiscal cumpre uma série de papéis diante de órgão de fiscalização, garantindo a legalidade do mercado e combatendo práticas de sonegação fiscal, concorrência desleal, pirtataria e venda de mercadorias de origem maliciosa.  

Ainda, a posse de Notas Fiscais garante ao comprador acesso aos direitos do consumidor previstos na lei e, ao empreendedor, facilidade na apuração de seus rendimentos para declaração ao Imposto de Renda.

Deste modo, as NFs compõem o principal mecanismo para garantir o compliance fiscal de qualquer transação comercial ocorrida em território nacional.

Manter um controle assertivo das notas fiscais é um instrumento de grande importância para garantir que a empresa esteja conduzindo todas as suas operações comerciais em conformidade  com a lei e recolhendo adequadamente todos os impostos devidos e fazendo a correta apuração de suas alíquotas.

Saiba mais em: Quem deve efetuar a declaração do Imposto de Renda Pessoa Física 2023?

Como fazer o controle de Notas Fiscais em sua Empresa?

Quando implementado com as estratégias corretas, o controle de Notas Fiscais contribui para a detecção de gargalos operacionais, falhas na apuração das alíquotas e gera otimização na composição de balanços, registros e escriturações fiscais.

Esta estratégia  simplifica as atividades de rotina do setor administrativo-financeiro do negócio e diminui o peso das burocracias sobre a gestão, gerando mais fôlego para focar no core business e nas estratégias de mercado do negócio. 

Confira, agora, quais os principais passos para implementar um controle de Notas Fiscais em sua empresa de modo funcional.

Crie um mecanismo de controle de contas

Para um eficiente controle  de Notas Fiscais, é imprescindível criar mecanismos de registro e organização das emissões  e recebimentos de NFs. Elabore um planejamento de  fluxo e levante as seguintes informações:

• Dados de preenchimento obrigatório na emissão de notas;
• Quais os registros obrigatórios para cada tipo de nota;
• Procedimentos adequados para consulta de notas.

Depois de delinear todo o processo e desenvolver um roteiro de fluxo interno, é momento de definir as equipes para controle de Notas Fiscais.

Defina ponto focal para controlar as Notas Fiscais

Para otimizar o controle de notas fiscais delegue essa função a um funcionário ou departamento específico, dependendo do porte de seu negócio. 

A responsabilidade pode ser atribuída a um indivíduo específico ou a um setor, dependendo do volume de transações e corpo administrativo de cada empresa. 

Nesta etapa, estruture, de modo tangível para a realidade da empresa, os responsáveis por cada  etapa do processo, como preenchimento, registro, consulta, impressão,dentre outros.

Separe o controle de notas impressas da eletrônicas

O controle das NFs torna-se mais fácil à medida que a empresa implementa mais estratégias que promovam mais organização e simplificação da leitura dos dados relativos às Notas.

Estruture um arquivo e armazena as notas por datas e categorias (emitidas e recebidas), mas, ainda assim, realize a digitalização destas para armazenamento virtual.

Crie também pastas para armazenamento das notas fiscais eletrônicas – já geradas em ambiente digital, mas não misture documentos das diferentes modalidades em um só local.

Para maior segurança destas informações, digitalize todas as notas e tenha um backup desses documentos. 

Se seu estabelecimento trabalha com categorias diferentes de  Notas Fiscais – como Nota Fiscal de Serviços, Nota Fiscal de Produtos,  Nota Fiscal de Exportação, por exemplo – é interessante possuir uma pasta para cada tipo. 

Este processo facilita a revisão das notas emitidas e a consulta de legitimidade das recebidas com muito mais rapidez e precisão.

Contar com uma contabilidade especializada no  Controle de notas fiscais permitirá um planejamento muito mais assertivo e em menor tempo. Que tal conhecer uma?

Conte com o suporte da ATC Zanardi!

A ATC Zanardi! reúne um grupo de profissionais especializados na organização administrativa, controle financeiro e gestão tributária. 

Conte com nossos serviços para a máxima organização interna de sua empresa e controle assertivo das notas fiscais. 

Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar seu negócio a maximizar seu lucro e ainda ter mais tranquilidade no cumprimento das suas obrigações fiscais!

Para ler mais artigos como este, visite nosso blog e confira mais conteúdos em nossas redes sociais. 

Quer trabalhar com notas fiscais eletrônicas? Você vai precisar de um certificado digital. Saiba como obter: Emissão de Certificado Digital: conheça as novidades da ATC Zanardi