Como fazer emissões de Notas Fiscais mais eficiente?

Quando um empreendedor deseja ganhar em confiabilidade no mercado como estratégia para potencializar suas vendas e ter sua empresa recomendada entre o público consumidor, a emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) é um recurso indispensável.

Importante para garantir a boa procedência da mercadoria ou serviço, bem como a regularidade da empresa, a NF-e garante, ainda, que o comprador tenha acesso facilitado aos seus mecanismos de proteção ao consumidor. Isso otimiza a confiança na marca, além de facilitar a vida do empreendedor na hora de declarar à Receita.

Válidas em todo o território nacional, as NF-es são obrigatórias ao comércio legal, conforme a Lei Federal nº 8.846, de 24 de janeiro de 1994. Quer saber como fazer emissões de notas fiscais eletrônicas de modo mais eficiente?

Continue a leitura deste post e garanta que seu empreendimento saia na vanguarda no seu segmento de mercado!

O que são Notas Fiscais eletrônicas?

A Nota Fiscal é o comprovante reconhecido pelos órgãos de fiscalização do Governo como documento que oficializa uma relação de compra e venda de qualquer produto ou serviço em qualquer estado do País.

Desde de 2005, a emissão de notas fiscais é uma obrigatoriedade assegurada pelo Ajuste SINIEF 7/2005 que instituiu em nível nacional, a NF-e, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

Para fins de maior controle tanto do poder público, quanto de comerciantes e consumidores, o Governo Federal instituiu o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, plataforma gerida pela Secretaria Especial da Fazenda, por meio da qual é possível fazer a consulta de qualquer documento fiscal relativo a uma transação comercial.

As Notas Fiscais eletrônicas têm sua legalidade garantida ao apresentar a assinatura digital do emissor, que fica permanentemente registrada em formato digital. Isso passou a garantir muito mais segurança nas relações comerciais no Brasil.

Quais os principais tipos de notas fiscais?

É importante ressaltar que existem no sistema brasileiro mais de uma dezena de modelos de notas fiscais, com finalidades específicas de aplicabilidade.

Elas variam conforme a operação de mercado realizada. Entretanto, a maioria delas diz respeito a situações ou segmentos muito restritos e não abrangem as situações de relação comerciais cotidianas. Os tipos principais e mais usados são quatro.

Dessa forma, para fazer emissões das notas fiscais de modo mais eficiente, o empreendedor precisa estar atento em qual o modelo mais adequado para seu empreendimento.

Vamos apresentar alguns detalhes sobre cada uma delas:

NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica): oficializa a compra de um produto de qualquer natureza –em estabelecimentos físicos ou lojas virtuais;

NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): é o modelo que oficializa a relação de compra de um serviço de qualquer natureza.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica):Muito utilizada na legitimação de relações comerciais no varejo – substitui os cupom fiscais, dando muito mais validade jurídica para a transação.

Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e): Nota Fiscal específica para a prestação de serviços de transporte rodoviário de cargas, está muito presente na vida de empreendedores, tanto na relação de venda de produtos quanto na compra de insumos e materiais.

Qual a importância das Notas Fiscais Eletrônicas para meu negócio?

O modo mais seguro de demonstrar a validade de qualquer relação comercial sempre foi por meio da emissão de Notas Fiscais. Entretanto, antes da regulamentação da prática, um vendedor só tinha esta obrigação quando solicitado pelo cliente.

Ainda, por não existir um padrão oficial para o documento, fraudes ou erros de preenchimento poderiam comprometer a validade legal do documento.

Ao instituir um padrão eletrônico para as Notas Fiscais, as relações de compra e venda ganharam mais legitimidade e segurança. Além disso, ao criar uma base de dados nacional, o risco de extravio do documento foi superado.

A obrigatoriedade de emissão das NF-es também desonerou o consumidor de ter que exigir o documento, evitando, assim, desacordos comerciais prejudiciais ao negócio.

Como emitir notas fiscais eletrônicas de modo mais eficiente em minha empresa?

Por fim, chegamos ao ponto principal deste post: você já entendeu sobre os diferentes tipos de notas fiscais, sua importância e como sua aplicabilidade no dia a dia do seu empreendimento pode melhorar suas relações comerciais.

Agora, deve estar pensando em como fazer emissões das notas fiscais de modo mais eficiente para seu negócio, certo? Tudo é parte de um planejamento organizacional bem elaborado. Vamos a algumas dicas de como fazê-lo de modo estratégico.

1. Crie um mecanismo de controle de contas

Para fazer a gestão eficiente das emissões das Notas Fiscais, É necessário desenvolver junto com os gestores uma rotina bem estruturada com um plano de fluxo que indique:

Dados fundamentais de preenchimento paras as notas emitidas;
Quais os registros para cada tipo de nota;
Quais os procedimentos para consulta de notas;
Quem fica responsável por cada procedimento (preenchimento, registro, consulta, impressão, etc).

Ao se desenvolver um projeto com fluxo claro, falhas no projeto serão eliminadas.

Dessa forma, faça um mapeamento de todo o processo e desenvolva um roteiro para toda a equipe, com obrigações bem definidas para emissão das NFs.

2. Invista em programas de automatização para emissão das Notas Fiscais

A tecnologia torna tudo mais seguro,assertivo e dinâmico. Existem diversos programas específicos para a emissão de Notas Fiscais.

Um programa de qualidade para emissões de notas fiscais, oferece recursos que permitem muito mais rapidez nos processos, bem como muito mais segurança e melhor organização dos dados.

Fique atento para priorizar programas que ofereçam um sistema 100% online. Isso garante o pleno acesso em qualquer lugar e a qualquer tempo, sem risco de haver dados ou documentos que não possam ser acessados caso você esteja em uma atendimento fora do estabelecimento físico, por exemplo.

3. Conte com suporte especializado

Nem sempre, uma empresa está plenamente atualizada sobre as melhores ferramentas, processos e estruturação de equipe para trabalhar da forma mais eficaz.

Errar nas emissões de notas fiscais, além de gerar um impacto na produtividade interna de todo o negócio, pode incorrer em falhas muito mais severas, como problemas com a receita ou para interação comercial com clientes e fornecedores.

Conte com uma contabilidade de confiança para aprimorar o desempenho de seu negócio.

Além de implementar projetos de melhoria de desempenho para seu empreendimento, você irá ainda, contar com um suporte especializado na gestão de demandas tributárias.

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