Como gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo

Gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo pode ser bastante desafiador, dado a dinâmica acelerada destes negócios, sem contar na atenção dividida com a lida direta como consumidor final e a atenção à qualidade no atendimento.

Além de manter a documentação em dia, é necessário ter um controle financeiro eficiente para tomar decisões estratégicas. Entretanto, com ajuda da tecnologia e a adoção de estratégias corretas, é possível otimizar o gerenciamento contábil e melhorar a performance do negócio.

Neste texto, proponho apresentarmos algumas dicas para gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo eficientemente. Confira nossas dicas e  esteja pronto para melhorar o seu desempenho e a competitividade no mercado.

Como funciona a contabilidade para negócios do varejo?

A contabilidade para negócios no varejo funciona como um sistema de registro, análise e controle das transações financeiras da empresa, garantindo a integridade e a precisão das informações contábeis.

Ela engloba uma série de processos e práticas que visam organizar as finanças da empresa, fornecer dados relevantes para a gestão e atender às obrigações legais e fiscais.

Gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo demanda o monitoramento e gestão diversas áreas, como:

• Registro de vendas;
• Controle de estoque; 
• Gestão de custos;
• Análise financeira; 
• Atendimento às obrigações legais e fiscais.

Como gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo de modo assertivo?

Atender a tantas frentes e ainda focar-se no core business do negócio pode parecer uma missão bastante complexa de ser realizada com qualidade no varejo.

Entretanto, existem metodologias estruturadas exatamente para as demandas deste tipo de mercado. Confira, agora, as principais dicas para gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo. 

Organização dos documentos contábeis

A organização dos documentos contábeis é o primeiro passo para uma boa gestão contábil em um negócio de varejo.

É necessário manter os registros atualizados e em ordem para facilitar a identificação de erros e inconsistências. Alguns dos documentos que devem ser organizados incluem:

• Notas Fiscais: todas as notas fiscais de compra e venda devem ser guardadas, por serem documentos fundamentais para a contabilidade da empresa varejista, com sua receita baseada na venda ao consumidor final.

• Comprovantes de pagamento e extratos bancários: é importante manter todos os comprovantes de quitação de despesas e extratos bancários guardados para comprovar as movimentações financeiras da empresa. Existe uma metodologia de compliance chamada conciliação bancária que compara os registros da empresa com os dados de movimentação de contas bancárias. Para isso, é fundamental uma boa organização dos comprovantes e extratos.

• Folhas de pagamento: as folhas de pagamento dos funcionários devem ser organizadas e arquivadas corretamente, ao ser por meio delas que se garante a conformidade legal, direitos dos funcionários e fornecem informações valiosas para a gestão de recursos humanos.

• Inventário: o registro fiel de produtos em estoque deve ser atualizado regularmente em negócios de varejo para evitar divergências entre o estoque físico e o contábil. A atualização regular do inventário de produtos no estoque é essencial para evitar perdas, controlar a disponibilidade de produtos e otimizar as operações da empresa.

Utilização de sistemas e softwares de gestão

A tecnologia é uma grande aliada para gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo. A utilização de sistemas e softwares de gestão pode otimizar o processo de registro e análise dos dados contábeis, além de reduzir o tempo gasto nessas atividades.

Alguns dos benefícios da utilização de sistemas e softwares de gestão incluem:

• Automatização de processos: a automatização de processos contábeis pode reduzir o tempo gasto nessas atividades, além de minimizar os erros humanos;

• Integração de informações: a integração de informações entre os diferentes setores da empresa pode melhorar a tomada de decisões estratégicas;

• Análise de dados: os sistemas de gestão de contabilidade a análise dos dados financeiros de forma mais eficiente e precisa, o que pode contribuir para a melhoria dos resultados financeiros.

Contratação de um profissional contábil

A contratação de um profissional contábil é fundamental para gerenciar a contabilidade de um negócio de varejo com eficiência sem sobrecarregar a gestação com obrigações paralelas às atividades centrais do estabelecimento.

Uma contabilidade especializada no varejo pode auxiliar na organização dos documentos contábeis, no registro dos dados financeiros e na análise dos resultados. Além disso, o contador pode contribuir para a identificação de possíveis erros e inconsistências nos registros contábeis, o que pode evitar problemas futuros com o fisco.

Alguns dos serviços que um contador pode oferecer para auxiliar no gerenciamento contábil de um negócio de varejo incluem:

• Escrituração contábil;
• Apuração de impostos;
• Controle de estoque;
• Folha de pagamento;
• Planejamento tributário.

Leia também: Controle de notas fiscais: a importância e como fazer

Quais as vantagens da contabilidade para negócios varejistas?

A contabilidade desempenha um papel fundamental nos negócios do varejo, contribuindo para sua organização, tomada de decisões, precificação assertiva, gestão de tributos e outros aspectos estratégicos

Confira, agora, os principais benefícios de um gerenciamento assertivo para a contabilidade de um negócio do varejo:

Organização financeira: Com informações financeiras claras e atualizadas, é possível acompanhar o desempenho financeiro da empresa, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões embasadas;

• Tomada de decisões: Por meio de relatórios precisos – como demonstrativos de resultados e balanços patrimoniais –  é possível avaliar o desempenho da empresa, identificar áreas de maior lucratividade, analisar custos e despesas, além de identificar possíveis gargalos e oportunidades de crescimento;

• Precificação assertiva:  ao implementar técnicas efetivas de cálculo de custos, margens de lucro desejadas e análise de mercado, é possível estabelecer preços competitivos e alinhados com a realidade financeira da empresa;

• Gestão de tributos: com um registro correto das operações e da aplicação adequada das regras fiscais, é possível identificar os impostos devidos, cumprir obrigações tributárias, como emissão de notas fiscais e recolhimento de impostos, e buscar estratégias para a redução da carga tributária de forma legal e ética.

• Análise de indicadores financeiros: Analisar os indicadores corretos é uma medida que auxilia na percepção do desempenho do negócio, na identificação de áreas de melhoria e na definição de estratégias para aumentar a eficiência e lucratividade.

Além disso, a contabilidade também contribui para a conformidade legal, facilita o acesso a crédito e investimentos, auxilia no planejamento financeiro e na alocação assertiva de recursos, medida crucial para o crescimento da empresa de modo saudável e sustentável a longo prazo de negócio de varejo.

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