Documentos para contabilidade: Quais enviar ao contador todo mês?

Preciso repassar cópias de todos os documentos para a contabilidade?

Será que este recibo precisa mesmo ser enviado ao contador?

O escritório deve receber os extratos bancários do meu negócio?

Tenho que imprimir todas as notas fiscais?

Essas e outras dúvidas sobre o envio de comprovantes e dados ao escritório de contabilidade são comuns para muitos empreendedores, especialmente quando estão em início de jornada. O fato é que, sim, todas as informações devem ser colocadas ao alcance do contador, mas nem sempre os documentos precisam ser impressos ou mesmo enviados por e-mail ou WhatsApp ao escritório.

Para saber o que você precisa repassar à contabilidade, por que e como? Acompanhe este material e veja ainda como tornar esse processo mais eficiente e rápido.

Tenha uma ótima leitura!

Documentos Fiscais e Documentos Fiscais Eletrônicos (NFe – NFse – CTe – NFCe – SAT CFe)

Os documentos fiscais são os registros oficiais do faturamento da empresa. Além disso, também comprovam compras, despesas e movimentações de impostos.

Vale lembrar que não é preciso imprimir todas as vias de notas transmitidas e recebidas ou enviar cópias digitalizadas. Basta fornecer uma cópia dos arquivos XML para que os profissionais os importem para os programas que elaboram as obrigações contábeis e fiscais.

Aqui na ATC Zanardi aplicamos uma solução que busca automaticamente todos os documentos fiscais eletrônicos das empresas, basta a empresa possuir o certificado digital modelo A1 e os XML’s são  capturados automaticamente e processados pelos nossos softwares contábeis.

Após a captura e processamento do XML  o mesmo é disponibilizado em nosso Painel de Notas Fiscais, para ter acesso ao painel basta entrar em contato com o nosso atendimento e solicitar a sua senha.

O Painel de Notas Fiscais permite a visualização das Notas Fiscais em PDF e armazena o XML pelo período fiscal de 5 anos.

Documentos Contábeis (Extratos Bancários, Extratos de Meios de Pagamentos, Planilhas Contábeis ou Financeiras)

Através do avanço da tecnologia e pensando em um ambiente mais sustentável, a contabilidade praticamente eliminou a necessidade de recepcionar documentos em papel.

Contas de Água, luz, telefone, internet e aluguel, por exemplo, são despesas que precisam ser lançadas na contabilidade e antigamente eram enviadas fisicamente em papel, através do extrato bancário digital e de planilhas digitais foi possível eliminar definitivamente o papel.

Confira a lista de documentos contábeis digitais que devem ser enviados mensalmente em substituição das despesas em papel.

Planilha de Despesas e Pagamentos

Modelo de planilha exclusiva e fornecida pela ATC Zanardi para que as empresas listem todas as despesas e pagamentos efetuados que não geram notas fiscais.

Extratos Bancários

Os extratos bancários são muito importantes para a manutenção da contabilidade.

Apesar deles conterem movimentações que já são registradas por outros documentos, são essenciais pelas seguintes razões:

• Realização da conciliação bancária;
• Informe de despesas e receitas financeiras, como ganho de rendimentos em aplicações e pagamentos de tarifas bancárias;
• A contabilidade para as Pessoas Jurídicas é obrigatória por Lei, no Brasil, conforme o Código Civil (Lei 10.406/2002), Lei das S/A (Lei 6.404/1976) e no Regulamento do Imposto de Renda. Para a correta distribuição de lucro e aplicação da legislação é imprescindível o envio do extrato bancário;

O extrato bancário deve ser disponibilizado mensalmente através do Gestta (nosso aplicativo de comunicação com os clientes) nos formatos de planilha e arquivo OFX.

Extratos de Meios de Pagamentos

Meios de pagamentos podem ser emissores de boletos e máquinas de cartões de crédito, que geram informações fundamentais para a exatidão da escrituração contábil e sua correta realização.

Por exemplo, os recebíveis de cartões têm de ser lançados, o que inclui contas contábeis de caixa, recebíveis e operadora de cartões. Além disso, como não são valores pagos à vista, devem ser provisionados na escrituração — terem seus valores, direitos da empresa, lançados antes que a compensação ocorra e seja registrada, liquidando as ocorrências por completo.

O extrato de meios de pagamentos deve ser disponibilizado mensalmente através do Gestta (nosso aplicativo de comunicação com os clientes) nos formatos de planilha.

Documentos para registros da folha de pagamento

Os documentos que citaremos agora não deixam de ser importantes na escrituração contábil, mas são essencialmente ligados a aspectos trabalhistas. Ou seja, primeiro geram as obrigações da folha e, após sua finalização, são transportados para a contabilidade da empresa.

Planilha de Apontamento da Folha de Pagamento

Modelo de planilha exclusiva e fornecida pela ATC Zanardi para que as empresas listem todos os apontamentos (faltas, descontos, horas extras e etc..) ocorridos durante o mês com os funcionários.

Informações adicionais sobre funcionários e jornadas de trabalho

O escritório que atende à empresa já possui os dados dos funcionários, mas não os acompanha diariamente. Por isso, é dever da empresa informar ocorrências como demissões, horas extras, atestados e faltas, com cópia de documentos e comprovantes, para o contador elaborar a folha de pagamentos corretamente.

Dados de pró-labore

É o empreendedor quem define sua retirada de pró-labore, podendo aumentá-la ou reduzi-la todo mês.

Sempre que qualquer alteração for decidida, ele precisa repassá-la ao escritório pelo fato de alterações impactarem nas incidências de imposto de renda retido e contribuição previdenciária.

Quais documentos não devem ser passados ao contador

Qualquer comprovante ou documento que esteja em nome do empreendedor pessoa física, não pode ser contabilizado ou entrar nas informações fiscais. Isso porque as contas de empresa e responsável são separadas, uma em CPF e outra em CNPJ, da mesma forma que os registros têm de ser feitos.

Sendo assim, por exemplo, caso o dono do negócio tenha muitos gastos com combustível em visita a clientes e o carro utilizado esteja em seu nome, o combustível gasto não pode entrar na contabilidade. A manutenção do uso de um bem pessoal, em teoria, é feita apenas com dinheiro pessoal.